En el acelerado panorama empresarial actual, una comunicación clara y fiable es esencial para que las empresas tengan éxito, y las organizaciones están invirtiendo más que nunca en su infraestructura de comunicaciones.
De hecho, el 56 % de las empresas tienen previsto aumentar su gasto en UCaaS en 2025 (Metrigy).
Migrar a una nueva plataforma de UCaaS o CCaaS es una buena estrategia para garantizar el crecimiento, pero el verdadero éxito requiere algo más que adoptar la última tecnología. Consiste también en asociarse con los expertos adecuados y seguir estrategias de implementación probadas en el mundo real que han dado resultados a miles de organizaciones.
¿Por qué es tan importante? Un solo minuto de inactividad de TI puede costar hasta 9000 USD (Gartner, 2024). Por eso, es fundamental que su estrategia de implementación sea la correcta desde el principio. Tanto si se está preparando para un gran cambio como si solo quiere mejorar su sistema actual, estos 10 consejos le ayudarán a evitar problemas y a preparar su negocio, y a sus clientes, para el éxito.
Preparación y puesta en marcha: fundamentos
Crear una base sólida en la fase de preparación es fundamental para garantizar un éxito duradero. Los primeros pasos que realice establecerán el marco para toda su implementación.
1. La confianza fundacional empieza por el saludo
El éxito de su implementación comienza en el momento en que interactúa con su proveedor, a menudo en la fase de preventa. Un asociado de confianza hace algo más que vender; se toma el tiempo necesario para comprender en profundidad su negocio, sus objetivos y sus retos. Escucha atentamente a sus equipos, hace las preguntas adecuadas y establece expectativas claras y mutuas desde el principio.
Esta transparencia temprana ayuda a trazar las funciones y responsabilidades, garantiza que la comunicación se adapte a sus necesidades específicas y alinea a todas las partes interesadas, incluso antes de que el proyecto arranque. Desarrollar esta relación sólida y basada en la confianza desde el principio allana el camino para garantizar una colaboración fluida, una resolución proactiva de los problemas y una verdadera asociación que perdure mucho después de que el nuevo sistema se ponga en marcha.
Una implementación de éxito nunca es fruto de la suerte, siempre es el resultado de la preparación y la colaboración.
2. Una comunicación personalizada y una verdadera colaboración
No hay dos organizaciones iguales y su plan de implementación tampoco debería serlo. El asociado adecuado reconoce estas diferencias y crea estrategias de comunicación adaptadas a cada grupo implicado, desde los ejecutivos de nivel superior y los responsables de TI hasta los empleados de primera línea.
Empezar con una reunión inicial, ya sea en persona o en línea, permite fomentar relaciones auténticas, establecer la confianza y garantizar que todo el mundo esté alineado en cuanto a objetivos y plazos. Esto establece unas expectativas claras desde el principio.
Una comunicación eficaz es algo más que enviar actualizaciones periódicas. Significa crear canales abiertos de comentarios, expresar las preocupaciones desde el principio y garantizar que todas las voces sean escuchadas a lo largo del proceso. Los planes de proyecto personalizados, desarrollados en colaboración por su equipo y su proveedor, aclaran aún más las funciones, las responsabilidades y los resultados.
Este nivel de claridad y colaboración elimina la confusión, capacita a los colaboradores y mantiene la implementación en el buen camino. Cuando todo el mundo conoce su lugar en la misión compartida, aumenta el compromiso y la responsabilidad del proyecto, lo que permite allanar el camino para garantizar el éxito de la adopción y unos resultados duraderos.
Planificación: prepare el terreno para el éxito
Tenga todo listo para convertir la preparación en acciones concretas. Las siguientes prácticas recomendadas le ayudarán a planificar cada detalle, minimizar los riesgos y garantizar que su implementación esté preparada para el éxito en cualquier circunstancia.
3. Gestión de proyectos ágil y transparente
La comunicación es clave, pero la claridad lo es aún más. Designe un único punto de contacto dentro de cada organización para evitar malentendidos. El plan del proyecto debe ser transparente, accesible y colaborativo, y ofrecer a todos los colaboradores designados actualizaciones en tiempo real sobre las tareas y los objetivos. Una visión de 360° mantiene a todos centrados, responsables e informados.
4. Adaptabilidad: planificación de imprevistos
El cambio es inevitable, especialmente en las implementaciones tecnológicas complejas. Elija un asociado que no solo prevea los cambios en el alcance, sino que esté preparado para adaptarse a su ritmo. El asociado deberá respetar sus protocolos internos de control de cambios y hacer todo lo posible por ceñirse a los plazos acordados, teniendo en cuenta que los retrasos pueden tener un efecto dominó en toda su empresa y en la reputación de su marca.
Información del sector: el 70 % de las iniciativas de transformación digital no alcanzan sus objetivos, en la mayoría de los casos debido a una falta de flexibilidad a la hora de gestionar los cambios y a una mala gestión de los mismos. (McKinsey & Company)
5. Una experiencia profunda y relevante
Asóciese con un proveedor que combine una competencia técnica probada con una experiencia específica en el sector y una capacidad demostrada para alinear las soluciones con los objetivos de su organización. Los principales equipos de implementación ofrecen una combinación integral de liderazgo de proyectos, ingeniería de campo y formación especializada. Su profundo conocimiento del sector garantiza que las soluciones estén diseñadas a medida y no sean genéricas. Con un sólido historial, ofrecen migraciones a la nube sin problemas, seguras y adaptadas a sus necesidades operativas.
6. Maximización del tiempo de actividad y minimización de las interrupciones
El tiempo de inactividad no es solo un inconveniente, es un riesgo empresarial que puede costar hasta 9000 USD por minuto (Gartner). Proteja sus operaciones asociándose con un proveedor que priorice el tiempo de actividad en cada paso. Esto significa diseñar soluciones resistentes, planificar cuidadosamente las integraciones y coordinar estrechamente los calendarios de portabilidad para garantizar una transición fluida. Unas evaluaciones sólidas de la red, la seguridad y el ancho de banda, junto con una buena planificación de la redundancia y pruebas exhaustivas son esenciales para garantizar la continuidad ininterrumpida del negocio.
Ejecución: implementación de planes con precisión
Esta fase final da vida a su planificación y preparación fundamentales. Facilitamos el cambio de la estrategia a la ejecución con una implementación eficaz, formación a medida de los clientes y una asistencia dedicada tras el lanzamiento, para lograr unos resultados fiables y de gran impacto.
7. Ejecución perfecta de la implementación
Antes de implementar una nueva solución UCaaS o CCaaS, asegúrese de que todos los sistemas centrales, las configuraciones de red, los protocolos de seguridad y las integraciones estén perfectamente validados. Realice pruebas exhaustivas, incluidas las pruebas basadas en escenarios antes del escalado. La asistencia in situ o virtual interactiva para la configuración y la formación práctica de los clientes acelera la adopción y facilita la transición. Personalice los planes de despliegue por sitio, región o función, y aproveche las herramientas de implementación para maximizar la eficacia. Confirme siempre que las integraciones estén completas con antelación y dé prioridad a una asistencia adaptada, para garantizar un lanzamiento sin problemas y con éxito.
8. Formación integral y personalizada
Incluso la tecnología más avanzada solo es tan eficaz como las personas que la utilizan. Ofrezca una formación a medida basada en los roles de usuario y las necesidades del sector, con el apoyo de una gran variedad de recursos, guías, vídeos, hojas de trucos y asistencia en directo para adaptarse a las distintas preferencias de aprendizaje. Busque asociados que ofrezcan instrucciones específica del sector y programas de "formación de formadores", para garantizar que sus equipos internos puedan reforzar y mantener el aprendizaje a lo largo del tiempo.
9. Incubación: una asistencia posterior a la puesta en marcha que perdure
El día de la implementación no es la línea de meta. Un asociado adecuado proporciona asistencia inmediata y práctica después de la puesta en marcha, para abordar rápidamente cualquier desafío inicial y servir de guía en las implementaciones adicionales. Al mantenerse activamente comprometidos durante al menos 10 días tras el lanzamiento, resuelven los problemas pendientes y garantizan una transición sin problemas. La implicación temprana del equipo de Éxito del cliente garantiza una resolución de problemas fluida y una continuidad eficaz, incluso a medida que se amplía a sitios adicionales.
10. Una aprobación clara y una transición fluida
El cierre del proyecto debe reflejar la cuidadosa planificación y la atención prestada desde su inicio. Un asociado fiable finaliza el proceso con una aprobación formal, a menudo plasmada en una Declaración de trabajo personalizada para verificar que todos los entregables están completos y que ambas partes están alineadas. A continuación, se produce una transición fluida a un Gestor de éxito del cliente dedicado, que proporcionará una asistencia y una orientación continuas para ayudar a su organización a lograr sus objetivos a largo plazo. Al completar formalmente el proyecto juntos y garantizar un traspaso sin contratiempos, sentará las bases de una colaboración fructífera y continuada.
Excelencia en la implantación: su camino hacia el éxito
Seleccionar una solución UCaaS o CCaaS no es solo cuestión de características o funcionalidades, sino de encontrar un asociado en el que pueda confiar para que cumpla los objetivos de su organización en conjunto. En GoTo Connect, nuestro compromiso con el éxito de nuestros clientes se refleja en una notable puntuación de satisfacción general (OSAT) de 96 en los últimos cinco años.
Estos 10 principios de eficacia probada, basados en miles de implementaciones en el mundo real, le ayudarán a recorrer el camino desde los sistemas heredados hasta una plataforma de comunicaciones moderna que realmente capacite a sus equipos y mejore su experiencia.
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