In het snelle zakenlandschap van vandaag de dag is duidelijke en betrouwbare communicatie essentieel voor bedrijven om te slagen, en organisaties investeren meer dan ooit in hun communicatie-infrastructuur.
56% van de bedrijven is zelfs van plan om de UCaaS-uitgaven in 2025 te verhogen (Metrigy).
Migreren naar een nieuw UCaaS- of CCaaS-platform is een toekomstgerichte stap naar groei, maar voor echt succes is meer nodig dan alleen het implementeren van de nieuwste technologie. Het hangt af van de samenwerking met de juiste experts en het volgen van bewezen, realistische implementatiestrategieën die voor duizenden organisaties resultaten hebben opgeleverd.
Waarom is dit zo belangrijk? Zelfs een enkele minuut IT-uitval kan maar liefst $ 9.000 kosten (Gartner, 2024). Daarom is het belangrijk om je implementatiestrategie meteen goed te hebben. Of je je nu voorbereidt op een grote verandering of gewoon je huidige systeem wilt verbeteren: met deze 10 tips voorkom je problemen en bereid je je bedrijf en je klanten voor op succes.
Voorbereiding en aan de slag gaan: de basis leggen
Een sterke basis leggen in de voorbereidingsfase is essentieel voor succes op de lange termijn. De eerste stappen die je zet, bepalen hoe je hele implementatie eruit komt te zien.
1. Fundamenteel vertrouwen begint bij het eerste contact
Het succes van je implementatie begint op het moment dat je met je leverancier in zee gaat, vaak in de pre-sales fase. Betrouwbare partners doen meer dan alleen verkopen; ze nemen de tijd om je bedrijf, je doelen en je uitdagingen goed te leren kennen. Ze luisteren goed naar je teams, stellen de juiste vragen en stellen vanaf het begin duidelijke, wederzijdse verwachtingen.
Door al vroeg duidelijkheid te scheppen, kun je rollen en verantwoordelijkheden goed verdelen, zorgen dat de communicatie precies past bij wat je nodig hebt en dat alle betrokkenen al voordat het project begint op één lijn zitten. Door vanaf het begin een sterke, op vertrouwen gebaseerde relatie op te bouwen, maak je de weg vrij voor een soepele samenwerking, proactieve probleemoplossing en een echt partnerschap dat nog lang nadat je nieuwe systeem live is gegaan, blijft bestaan.
Een succesvolle implementatie is nooit afhankelijk van toeval, maar altijd het resultaat van voorbereiding en partnerschap.
2. Persoonlijke communicatie en echt partnerschap
Geen twee organisaties zijn hetzelfde en je implementatieplan zou dat ook niet moeten zijn. De juiste partner herkent deze verschillen en stelt communicatiestrategieën op maat op voor elke betrokken groep, van bedrijfsleiders en IT-leads tot medewerkers op de werkvloer.
Beginnen met een kick-off meeting, of dat nu in het echt is of online, helpt om echte banden te smeden, vertrouwen op te bouwen en ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit wat betreft doelen en deadlines. Dit schept vanaf het begin duidelijke verwachtingen.
Effectieve communicatie is meer dan regelmatig updates sturen. Effectieve communicatie betekent open kanalen creëren voor feedback, zorgen in een vroeg stadium aan de orde stellen en ervoor zorgen dat tijdens het hele proces naar iedereen wordt geluisterd. Aangepaste projectplannen, ontwikkeld door je team en je leverancier, verduidelijken de rollen, verantwoordelijkheden en deliverables.
Dit niveau van duidelijkheid en partnerschap voorkomt verwarring, geeft medewerkers meer macht en laat de implementatie volgens planning verlopen. Als mensen weten wat hun rol is in de gezamenlijke missie, voelen ze zich meer betrokken bij en verantwoordelijk voor het project. Dit maakt de weg vrij voor een succesvolle implementatie en blijvende resultaten.
Planning: de weg voorbereiden op succes
Bereid je voor om voorbereiding om te zetten in actie. De volgende best practices helpen je om elk detail te plannen, risico's te beperken en ervoor te zorgen dat je implementatie klaar is om onder alle omstandigheden te slagen.
3. Gestroomlijnd en transparant projectbeheer
Communicatie is belangrijk, maar duidelijkheid is nog belangrijker. Wijs binnen elke organisatie één contactpersoon aan, zodat er geen misverstanden ontstaan. Het projectplan moet transparant, toegankelijk en collaboratief zijn, zodat iedereen die meewerkt op de hoogte blijft van wat er moet gebeuren en wanneer. Een 360°-overzicht houdt iedereen gefocust, verantwoordelijk en op de hoogte.
4. Aanpassingsvermogen: plannen voor het onverwachte
Verandering is onvermijdelijk, vooral bij complexe technologische implementaties. Kies een partner die niet alleen rekening houdt met veranderingen in de reikwijdte, maar ook bereid is om samen met jou te schakelen. Ze moeten je interne protocollen voor wijzigingsbeheer respecteren en er alles aan doen om de afgesproken deadlines te halen, omdat ze snappen dat vertragingen gevolgen kunnen hebben voor je hele bedrijf en je merkreputatie.
Inzicht in de sector: 70% van de initiatieven op het gebied van digitale transformatie haalt de doelstellingen niet, meestal omdat er niet flexibel genoeg wordt omgegaan met veranderingen en omdat het verandermanagement niet goed is. (McKinsey & Company)
5. Diepgaande, relevante kennis
Werk samen met een leverancier met bewezen technische kennis, die ervaring in jouw sector heeft en oplossingen kan afstemmen op wat jouw organisatie nodig heeft. Toonaangevende implementatieteams bieden een uitgebreide mix van projectleiderschap, technische kennis en gespecialiseerde training. Hun diepgaande kennis van de sector zorgt ervoor dat oplossingen op maat worden gemaakt en niet generiek zijn. Met een sterke staat van dienst zorgen ze voor een soepele, beveiligde en op jouw operationele behoeften afgestemde migratie naar de cloud.
6. Uptime maximaliseren en verstoringen minimaliseren
Stilstand is niet alleen lastig, het is ook een bedrijfsrisico dat tot $ 9.000 per minuut kan kosten (Gartner). Bescherm je zakelijke activiteiten door samen te werken met een provider die uptime bij elke stap als prioriteit stelt. Dit betekent dat je veerkrachtige oplossingen moet bedenken, integraties zorgvuldig moet plannen en porteringsschema's nauwkeurig moet coördineren voor een naadloze overgang. Een stevig netwerk, goede beveiliging en bandbreedte, samen met een plan voor redundantie en grondige tests zijn essentieel om een ononderbroken bedrijfscontinuïteit te garanderen.
Uitvoering: plannen uitvoeren met precisie
Deze laatste fase brengt je basisplanning en -voorbereiding tot leven. Begeleiding bij de overgang van strategie naar uitvoering met efficiënte implementatie, op maat gemaakte gebruikerstraining en toegewijde ondersteuning na de lancering om betrouwbare en impactvolle resultaten te behalen.
7. Vlekkeloze uitvoering van de implementatie
Voordat je een nieuwe UCaaS- of CCaaS-oplossing implementeert, moet je ervoor zorgen dat alle kernsystemen, netwerkconfiguraties, beveiligingsprotocollen en integraties grondig zijn gevalideerd. Voer uitgebreide tests uit, inclusief tests op basis van scenario's, voordat je gaat opschalen. Ondersteuning op locatie of interactieve virtuele support voor installatie en praktische gebruikerstraining versnelt de ingebruikname en maakt de overgang soepel. Pas uitrolplannen aan per locatie, regio of functie en maak gebruik van implementatietools om de efficiëntie te maximaliseren. Controleer altijd vooraf of integraties zijn voltooid en geef prioriteit aan ondersteuning op maat om een naadloze, succesvolle lancering te garanderen.
8. Uitgebreide, op maat gemaakte training
Zelfs de meest geavanceerde technologie is maar zo goed als de mensen die ermee werken. Geef training op maat, gebaseerd op gebruikersrollen en behoeften van de sector met behulp van informatiebronnen, handleidingen, video's, cheatsheets en live assistentie voor verschillende manieren van leren. Ga op zoek naar partners die sectorspecifieke instructies en 'train-de-trainer'-programma's aanbieden om ervoor te zorgen dat je interne teams het geleerde in de loop van de tijd kunnen versterken en behouden.
9. Incubatie: ondersteuning na de go-live die blijft hangen
De dag van implementatie is niet de eindstreep. De juiste partner biedt onmiddellijke, praktische ondersteuning na ingebruikname, waarbij eventuele initiële uitdagingen snel worden aangepakt en extra implementaties worden begeleid. Door minstens 10 dagen na de lancering actief betrokken te blijven, lost de partner openstaande problemen op en zorgt deze voor een soepele overgang. Vroege betrokkenheid van het Customer Success-team zorgt voor een soepele oplossing van problemen en naadloze continuïteit, zelfs als je uitbreidt naar extra locaties.
10. Een duidelijke afronding en soepele overgang
De afronding van een project moet een afspiegeling zijn van de zorgvuldige planning en aandacht die aan de start van het project is besteed. Een betrouwbare partner rondt het proces af met een formele afsluiting, vaak vastgelegd in een op maat gemaakt overzicht van de werkzaamheden om te controleren of alle deliverables compleet zijn en beide partijen op één lijn zitten. Dit wordt gevolgd door een naadloze overgang naar een toegewijde Customer Success-manager, die doorlopende ondersteuning en begeleiding biedt om je organisatie te helpen haar langetermijndoelstellingen te bereiken. Door het project samen formeel af te ronden en voor een soepele overdracht te zorgen, leg je de basis voor een succesvolle, doorlopende samenwerking.
Uitmuntende implementatie: de weg naar succes
Bij het kiezen van een UCaaS- of CCaaS-oplossing gaat het niet alleen om functies of functionaliteit, maar ook om het vinden van een partner die je kunt vertrouwen voor je hele organisatie. Bij GoTo Connect wordt ons streven naar succes voor de klant weerspiegeld in een opmerkelijke algemene tevredenheidsscore (OSAT) van 96 over de afgelopen vijf jaar.
Deze 10 bewezen principes, gebaseerd op duizenden implementaties, helpen je bij de overstap van oudere systemen naar een modern communicatieplatform dat je teams echt ondersteunt en je klantervaring naar een hoger niveau tilt.
Ben je klaar om deze best practices in actie te zien of wil je ontdekken hoe we jouw doelen kunnen ondersteunen? Kom meer te weten door onze diepgaande webinar te bekijken of neem contact met ons op voor een persoonlijk adviesgesprek. Laten we samen aan jouw succesverhaal werken!
