Maak gebruik van nauwkeurige routering
Routeer gesprekken naar meerdere telefoons in een specifieke volgorde, zodat er altijd iemand bereikbaar is.
Wat is gespreksroutering?
De voordelen van goede gespreksroutering
-
Vereenvoudigd systeem voor gespreksroutering
Veel kleine bedrijven hebben niet de expertise in huis om een ingewikkelde set regels in te programmeren voor de routering. Daarom werkt je systeem voor zakelijke telefonie met een gebruiksvriendelijke, visuele planner om in te stellen hoe oproepen moeten worden verwerkt. De verwarring van oudere telefoonsystemen is hiermee verleden tijd. Het systeem maakt het gemakkelijk om je communicatie en interacties met je klanten te organiseren.
-
Meer gemak
Het systeem voor de gespreksroutering werkt bovendien 24 uur per dag, ongeacht je openingstijden. Zo kun je een automatische assistent instellen of gesprekken automatisch naar het juiste doorkiesnummer leiden.
-
Meer mobiliteit
Gespreksroutering is onderdeel van een modern, cloud-based VoIP-systeem dat ervoor zorgt dat jij en je klanten verbinding kunnen maken met iedere telefoon, ieder telefoonnummer of ieder ander apparaat, waar dan ook. Dit maakt mobiel werken veel gemakkelijker, omdat je internationale telefoonnummers, gratis inbelnummers en meerdere doorkiesnummers kunt toevoegen.
-
Aanpassing
Voor een betere klantervaring biedt ons systeem voor routering verschillende manieren om flexibel te bepalen hoe gesprekken worden doorgestuurd. Je hebt de volledige vrijheid om je systeem voor gespreksbeheer precies zo te ontwerpen dat het werkt voor jouw bedrijf en jouw unieke doelgroep.
Waarom GoTo Connect?
Functies
Gespreksroutering
Met gespreksroutering gaan alle binnenkomende oproepen naar de juiste persoon. Deze functie wordt ook wel een doorschakelschema genoemd, omdat je met een visuele doorschakelplanner alle belpaden voor je organisatie schematisch kunt configureren. Je kunt flexibel instellen wanneer gesprekken waarnaartoe geleid worden, en hoe je je gespreksopties optimaal organiseert.
Toepassing
Stel dat je wilt dat je zakelijke telefoontoestel na één keer overgaan wordt beantwoord. Je kunt gesprekken dan doorleiden naar een automatische assistent, die je beller de keuze geeft uit verschillende opties. Je kunt de opties zelf beheren, zodat je jouw belmenu kunt afstemmen op je klanten.
Find Me/Follow Me – Overal bereikbaar
Met Find Me/Follow Me kunnen gebruikers oproepen in een bepaalde volgorde doorsturen naar verschillende telefoons. De functie laat iedere gebruiker een uniek pad instellen voor oproepen, inclusief een back-up voor als hun doorkiesnummer niet bereikbaar is, simpelweg door de nummers in te voeren in het gebruikersportaal. Dit hoeven geen bedrijfsnummers te zijn, dus je kunt gesprekken ook doorsturen naar een vaste lijn thuis, een privé-smartphone of een mobiel van het werk. Er zijn opties om al deze toestellen tegelijk over te laten gaan, of na elkaar. Ook routering naar een ander doorkiesnummer of naar de voicemailbox is geen probleem.
Toepassing
Als gebruikers gesprekken willen doorsturen naar hun mobiele telefoon als ze niet op kantoor zijn, dan werkt Find Me/Follow Me uitstekend om te voorkomen dat ze een belangrijk gesprek missen.
Filters voor inkomende gesprekken
Gebruik filters voor inkomende gesprekken en baseer de routering van bepaalde bellers op de nummerherkenning. Met deze functie ben je snel verlost van vervelende bellers, zoals spammers of mensen die je personeel lastig vallen.
Toepassing
Je kunt bijvoorbeeld instellen dat deze verbindingen direct worden verbroken als ze binnenkomen in je telefoonsysteem. Het is ook mogelijk om een boodschap af te laten spelen waarin de beller te horen krijgt dat het nummer op een zwarte lijst staat, voordat er wordt opgehangen door het systeem. Aan de andere kant kun je de filterfunctie ook toepassen om VIP-klanten een VIP-behandeling te geven als ze bellen – inclusief persoonlijke welkomstberichten.
Automatisch afwijzen
Met de functie voor automatisch afwijzen kun je telefoonnummers op een zwarte lijst plaatsen. Als een nummer op deze zwarte lijst staat, worden oproepen vanaf dit nummer automatisch afgewezen. Ook kunnen gebruikers een aangepast antwoord instellen voor de beller die dit nummer gebruikt. Alternatief is het ook mogelijk om de telefoon (voor de beller) oneindig te laten overgaan, zonder dat deze wordt beantwoord.
Toepassing
Als een verkoper je dus continu lastigvalt met telefoontjes waar je niet op zit te wachten, kun je het nummer eenvoudig blokkeren. De volgende keer dat dit bedrijf belt, hoor je de telefoon niet eens overgaan.
Automatisch omleiden
Met de functie Automatisch doorsturen stuur je oproepen van een specifiek nummer door naar een andere contactpersoon, een ander doorkiesnummer of naar een doorschakelschema. Daarnaast bevat deze functie ook een optie om telefoonnummers op een zwarte lijst te plaatsen. In het portaal voor de beheerder kun je eenvoudig een ‘whitelist’ instellen. Deze gesprekken worden onmiddellijk omgeleid naar een doorkiesnummer, zonder het menu met de diverse gespreksopties te moeten doorlopen en zonder interacties met een automatische assistent.
Toepassing
Dit is een handige optie als je steeds weer dezelfde klant doorverbindt die je belt bij vragen, terwijl een collega deze persoon veel beter kan helpen. Ook is het met deze functie bijvoorbeeld mogelijk om als leidinggevende in te stellen dat bepaalde belangrijke zakenpartners altijd direct worden verbonden, zonder de diverse ‘poortwachters’ in je telefoonsysteem te doorlopen.
Overige functies
-
Gesprekken doorverbinden
Verbind een oproep door naar de juiste persoon, zonder dat de verbinding met de beller wordt onderbroken.
-
Bellen op naam
-
Onbeperkte doorkiesnummers
Laat verschillende doorkiesnummers overgaan op dezelfde telefoon of stel extra doorkiesnummers in voor vergaderruimtes.
-
Wisselgesprek
Zie wie er belt terwijl je al in gesprek bent.
-
Gesprekken in de wacht
Zet bellers in de wacht terwijl je ze doorverbindt of een antwoord zoekt.
-
Gesprekken doorsturen
Laat oproepen voor een specifiek doorkiesnummer automatisch doorschakelen naar een smartphone, een vaste lijn of een collega.
Veelgestelde vragen
Ja, je kunt de routering zelf vormgeven. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat een bepaald toestel één keer overgaat en dan altijd wordt beantwoord. Het gesprek wordt dan doorgeleid naar een automatische assistent, die de beller verschillende opties geeft. Je kunt de opties beheren om je bellers een passende ervaring te bieden.
Filters voor inkomende gesprekken hebben veelvoorkomende toepassingen. Zo kun je opdringerige spamgesprekken afweren en ervoor zorgen dat je team zo min mogelijk tijd en energie verspilt aan deze vervelende gesprekken. Maar het werkt ook andersom: je kunt belangrijke klanten een VIP-behandeling geven met eigen filters die hun gesprekken bijvoorbeeld voorrang geven.
Ja, het is geen enkel probleem om in te stellen dat bellers in je voicemailbox terechtkomen. Hiervoor zijn ook verschillende opties: altijd doorsturen, alleen als je in gesprek bent, als er niet wordt opgenomen of op basis van de nummerherkenning.
Ja, met VIP-doorschakelschema’s kun je belangrijke accounts automatisch een speciale behandeling geven op basis van nummerherkenning. Zo kun je ervoor zorgen dat je grootste afnemers of merkambassadeurs bij ieder gesprek naar je bedrijf profiteren van een bijzondere klantervaring.
Alleen beheerders kunnen de belfilters wijzigen. Beheerders kunnen hier echter ook andere gebruikers of gebruikersgroepen voor machtigen.
