Dans le monde du travail actuel, qui évolue à toute allure, une communication claire et fiable est essentielle à la réussite des entreprises . Les organisations investissent plus que jamais dans leur infrastructure de communication.
D'ailleurs, 56 % des entreprises prévoient d'augmenter leurs dépenses UCaaS en 2025 (Metrigy).
La migration vers une nouvelle plateforme UCaaS ou CCaaS est une démarche avant-gardiste pour la croissance, mais pour vraiment réussir, il ne suffit pas d'adopter la dernière technologie. Pour cela, il faut s'associer avec les bons experts et suivre des stratégies de mise en œuvre éprouvées et concrètes qui ont donné des résultats pour des milliers d'organisations.
En quoi est-ce si important ? Une seule minute d'indisponibilité informatique peut coûter jusqu'à 9 000 $ (Gartner, 2024). C'est pourquoi il est essentiel de mettre en place une stratégie de déploiement adaptée dès le départ. Vous vous préparez à un grand changement ou vous souhaitez simplement améliorer votre système actuel ? Ces dix conseils vous aideront à éviter les problèmes et à garantir la réussite de votre entreprise et de vos clients.
Préparation et démarrage : poser les bases
Il est essentiel d'établir des bases solides lors de la phase de préparation pour garantir un succès durable. Les premières mesures que vous prenez définissent le cadre de l'ensemble de votre déploiement.
1. La base de confiance s'établit dès le premier jour
La réussite de votre déploiement commence dès vos premiers échanges avec votre fournisseur, souvent lors de la phase de pré-vente. Un partenaire digne de confiance ne se contente pas de vendre ; il prend le temps de bien comprendre votre entreprise, vos objectifs et vos défis. Il écoute attentivement vos équipes, pose les bonnes questions et fixe dès le départ des attentes claires et mutuelles.
Cette transparence dès le début permet de définir les rôles et les responsabilités, de s'assurer que la communication est adaptée à vos besoins spécifiques et de mettre toutes les parties prenantes d'accord avant même le lancement du projet. L'établissement d'une relation de confiance solide dès le départ ouvre la voie à une collaboration harmonieuse, à une résolution proactive des problèmes et à un véritable partenariat qui perdurera longtemps après la mise en service de votre nouveau système.
Un déploiement réussi n'est jamais le fruit du hasard, c'est toujours le résultat d'une préparation et d'un partenariat bien menés.
2. Communication personnalisée et vrai partenariat
Il n'y a pas deux entreprises identiques, et votre plan de déploiement doit être unique. Le bon partenaire reconnaît ces différences et élabore des stratégies de communication adaptées à chaque groupe concerné, des cadres supérieurs aux employés de première ligne en passant par les responsables informatiques.
En commençant par une réunion de lancement, en personne ou en ligne, vous favorisez des échanges authentiques, tissez un lien de confiance et vous assurez que tout le monde est d'accord sur les objectifs et le déroulé chronologique. Cela permet de définir des attentes claires dès le départ.
Une communication efficace ne se limite pas à l'envoi de mises à jour régulières. Elle implique de créer des canaux ouverts pour le retour d'information, de faire remonter les difficultés dès qu'elles surviennent et de veiller à ce que chacun soit entendu tout au long du processus. Les plans de projet personnalisés, élaborés en collaboration par votre équipe et votre fournisseur, permettent de clarifier davantage les rôles, les responsabilités et les résultats attendus.
Ce niveau de clarté et de partenariat élimine la confusion, responsabilise les contributeurs et garantit que le déploiement reste sur la bonne voie. Lorsque chacun connaît sa place dans la mission commune, il est plus facile de s'engager dans le projet et de se l'approprier, ce qui ouvre la voie à une adoption réussie et à des résultats durables.
Planification : préparer le terrain pour la réussite
Passez de la préparation à l'action pratique. Les bonnes pratiques suivantes vous aident à planifier chaque détail, à minimiser les risques et à vous assurer que votre déploiement soit réussi en toutes circonstances.
3. Une gestion de projet rationalisée et transparente
Si la communication est essentielle, la clarté en est la clé. Désignez un point de contact unique au sein de chaque organisation pour éviter de perdre des informations en cours de route. Le plan de projet doit être transparent, accessible et collaboratif, et donner à tous les contributeurs désignés des mises à jour en temps réel sur les tâches à réaliser et les étapes à franchir. Une vue à 360° permet à chacun de se concentrer, de rendre des comptes et d'être informé.
4. L'adaptabilité : prévoir l'inattendu
Le changement est inévitable, en particulier dans le cadre de déploiements technologiques complexes. Choisissez un partenaire qui s'attend au changement de périmètre et qui est également prêt à faire la bascule avec vous. Il doit respecter vos protocoles internes de contrôle des modifications et faire tout son possible pour respecter les délais convenus, sachant que les retards peuvent avoir des répercussions sur votre entreprise et la réputation de votre marque.
Aperçu du secteur : 70 % des initiatives de transformation numérique n'atteignent pas leurs objectifs, le plus souvent en raison d'un manque de flexibilité et d'une mauvaise gestion du changement. (McKinsey & Company)
5. Une expertise approfondie et pertinente
Associez-vous à un fournisseur qui allie des compétences techniques éprouvées à une expérience significative dans votre secteur et à une capacité démontrée à faire coïncider ses solutions avec les objectifs de votre organisation. Les principales équipes de déploiement offrent un mélange complet de gestion de projet, d'ingénierie de terrain et de formation spécialisée. Grâce à leur connaissance approfondie du secteur, vous avez la garantie que leurs solutions sont adaptées et non génériques. Forts de leur expérience, ils réalisent des migrations vers le cloud qui sont fluides, sécurisées et adaptées à vos besoins opérationnels.
6. Maximiser le temps de fonctionnement et minimiser les perturbations
Les temps d'arrêt sont bien plus qu'une simple gêne, ils représentent un risque pour l'entreprise et peuvent coûter jusqu'à 9 000 dollars par minute (Gartner). Protégez vos opérations en vous associant à un fournisseur qui s'assure, à chaque étape, de respecter votre temps de fonctionnement. Cela signifie qu'il faut concevoir des solutions résilientes, planifier soigneusement les intégrations et coordonner étroitement les calendriers de portage pour assurer une transition en douceur. Une évaluation rigoureuse du réseau, de la sécurité et de la bande passante, ainsi qu'une planification de la redondance et des tests approfondis sont essentiels pour assurer la continuité des activités.
Exécution : mise en œuvre précise des plans
Cette phase finale donne vie à votre planification et à votre préparation. Guider le passage de la stratégie à l'exécution grâce à un déploiement efficace, une formation personnalisée des utilisateurs et une assistance post-lancement dédiée afin d'obtenir des résultats fiables et significatifs.
7. Exécution sans faille du déploiement
Avant de déployer une nouvelle solution UCaaS ou CCaaS, assurez-vous que tous les systèmes centraux, les configurations réseau, les protocoles de sécurité et les intégrations sont minutieusement validés. Effectuez des tests complets, y compris des essais basés sur des scénarios, avant de passer au niveau supérieur. L'assistance virtuelle interactive ou sur site pour l'installation et la formation des utilisateurs permet d'accélérer l'adoption et de faciliter la transition. Personnalisez les plans de déploiement par site, région ou fonctionnalité, et tirez parti des outils de déploiement pour une plus grande efficacité. Confirmez toujours que les intégrations sont terminées à l'avance et donnez la priorité à une assistance sur mesure pour garantir un lancement fluide et réussi.
8. Formation complète et personnalisée
Même la technologie la plus avancée dépend de l'efficacité des personnes qui l'utilisent pour bien fonctionner. Dispensez une formation sur mesure en fonction des rôles des utilisateurs et des besoins de l'industrie, en vous appuyant sur une variété de ressources, de guides, de vidéos, d'aide-mémoire et d'assistance en direct pour répondre aux différents styles d'apprentissage. Recherchez des partenaires qui proposent des formations spécifiques à l'industrie et des programmes de formation de formateurs afin d'aider vos équipes internes à renforcer et maintenir l'apprentissage au fil du temps.
9. Incubation : une assistance post-lancement qui fait ses preuves
Le jour du déploiement, tout n'est pas terminé pour autant. Un bon partenaire fournit une assistance immédiate et pratique après la mise en service, en relevant rapidement les premières difficultés et en guidant les déploiements complémentaires. En restant activement engagé pendant au moins 10 jours après le lancement, il résout les problèmes en suspens et assure une transition en douceur. L'implication dès le début de l'équipe chargée de la réussite client garantit la résolution des problèmes et une continuité sans faille, même lorsque vous vous étendez à d'autres sites.
10. Une validation claire et une transition en douceur
La clôture du projet doit refléter la planification minutieuse et l'attention accordée au lancement du projet. Un partenaire fiable finalise le processus par une validation formelle, souvent consignée dans un cahier des charges personnalisé, afin de vérifier que tous les produits livrables sont complets et que les deux parties sont en phase. Cette étape est suivie d'une passation fluide à un responsable de la réussite client dédié, qui fournira une assistance et des conseils continus pour aider votre organisation à atteindre ses objectifs à long terme. En clôturant officiellement le projet ensemble et en veillant à ce que la passation se fasse sans heurts, vous posez les jalons d'un partenariat fructueux et durable.
L'excellence en matière de déploiement : sur le chemin de la réussite
Le choix d'une solution UCaaS ou CCaaS n'est pas seulement une question de caractéristiques ou de fonctionnalités : il s'agit de trouver un partenaire en qui vous pouvez avoir confiance pour l'ensemble de votre entreprise. Chez GoTo Connect, notre engagement en faveur de la réussite des clients se traduit par un remarquable score de satisfaction globale (OSAT) de 96 au cours des cinq dernières années.
Ces 10 principes éprouvés, fondés sur des milliers de déploiements effectués, vous aideront à naviguer entre les systèmes hérités et une plateforme de communication moderne qui responsabilise véritablement vos équipes et améliore votre expérience.
Vous souhaitez voir ces bonnes pratiques en action, ou vous voulez savoir dans quelle mesure nous pouvons vous aider à atteindre vos objectifs ? Regardez la rediffusion de notre webinaire approfondi ou contactez-nous pour obtenir une consultation personnalisée. Ensemble, prenons le chemin de la réussite !
