Neemt het beantwoorden van inkomende oproepen te veel van je tijd en middelen in beslag? Je bent niet de enige. Veel kleine bedrijven hebben het gevoel dat ze tussen wal en schip zitten. Een medewerker inhuren om de telefoon op te nemen is duur, maar deze oproepen niet beantwoorden kan leiden tot een slechte klantervaring en verlies van omzet.
Daarom voegen steeds meer kleine bedrijven automatische assistenten toe aan hun klantenservice-arsenaal om de communicatieworkflows te stroomlijnen en kosten te besparen. Dit is wat je moet weten om een automatische assistent in te stellen.
Wat is een automatische assistent?
Een automatische assistent is een automatisch systeem dat inkomende gesprekken beantwoordt met vooraf opgenomen berichten. Het biedt bellers ook menu-opties om meer informatie te krijgen of om te worden doorverbonden met de juiste afdeling voor verdere hulp.
Een automatische assistent is als een virtuele antwoordservice. In plaats van een live antwoordservice maakt het echter gebruik van technologie om de klantervaring te verbeteren zonder de kosten van het gebruik van een contactcentrum of het inhuren van een receptionist die 24/7 de telefoon opneemt.
Hoe werkt een automatische assistent?
Een telefoonsysteem met automatische assistent bestaat meestal uit een interactief telefoonmenu en een functie voor gespreksroutering.
Een klant gebruikt eerst het interactieve telefoonmenu en kiest uit een menu (bijv. druk op 1 voor de verkoopafdeling, druk op 2 voor klantenservice). Vervolgens geeft het interactieve telefoonmenu de informatie door aan de functie voor gespreksroutering, die de oproep doorschakelt naar een beschikbare medewerker op een specifieke afdeling op basis van vooraf gedefinieerde regels.
Je kunt een online doorschakelplanner gebruiken om de belstromen in kaart te brengen en in real time wijzigingen aan te brengen. Met de tool kun je ook wachttijden instellen en oproepen met een paar klikken doorschakelen naar voicemails of belgroepen.
Algemene kenmerken van automatische assistenten
- Aangepaste begroetingen en berichten.
Automatische assistenten kunnen worden aangepast om welkomst- en persoonlijke berichten af te spelen om bellers alle informatie te geven die ze nodig hebben. Deze vooraf opgenomen berichten kunnen ook belangrijke aankondigingen en aanbiedingen delen om je klanten op de hoogte te houden.
- Doorsturen van oproepen en integratie van voicemail.
Als een beller contact wil opnemen met een specifieke afdeling, kan de automatische assistent efficiënt oproepen doorschakelen naar de juiste integratie, mobiele telefoon of buitenlijn. Door een automatische assistent in te stellen, verkort je de wachttijden en maak je de navigatie voor bellers eenvoudiger met de aangepaste menu-opties.
Bovendien zijn er 24/7 automatische assistenten beschikbaar om ervoor te zorgen dat geen enkele oproep onbeantwoord blijft. Als klanten na sluitingstijd bellen of haast hebben, kunnen ze gemakkelijk een voicemail inspreken via een menu-optie. Deze berichten worden opgeslagen in de cloud via een virtueel voicemailsysteem dat je waarschuwt via e-mail of sms. Je kunt de berichten direct beluisteren of de automatisch gegenereerde transcripties lezen.
- Integratie met CRM en andere zakelijke tools.
Een geautomatiseerd telefoniesysteem kan ook worden gekoppeld aan software voor beheer van klantrelaties (CRM) om de workflow te stroomlijnen en de ervaringen van bellers te personaliseren. Deze integratie registreert gespreksgegevens automatisch rechtstreeks in het CRM en maakt klantinformatie gemakkelijk toegankelijk tijdens klantinteracties. Het maakt samenwerking mogelijk tussen teams op afstand zodat ze meer kunnen doen in minder tijd.
De voordelen van het gebruik van een automatische assistent
Een telefoonsysteem met automatische assistent helpt de klantervaring te verbeteren, waarbij je medewerkers zich kunnen richten op activiteiten die inkomsten genereren. Je kunt eenvoudig fluctuerende belvolumes beheren (bijvoorbeeld seizoensgebonden pieken) en de ondersteuningskosten verlagen. Hier zijn de voordelen van het gebruik van een interactief telefoonmenu en automatische assistent:
- Verbeter de ervaring van bellers en koester klantrelaties met warme welkomstberichten en gepersonaliseerde voicemailbegroetingen.
- Zend automatisch aankondigingen en essentiële bedrijfsinformatie over je bedrijf uit om de werkdruk van je medewerkers te verminderen.
- Deel bedrijfsupdates en waardevolle inhoud om bellers in de wachtrij te betrekken en ze aan de lijn te houden terwijl ze wachten.
- Gebruik vooraf opgenomen menu's om bellers naar de juiste medewerkers te leiden om de gebruikersstroom te stroomlijnen en het oplossingspercentage te verhogen.
Als je horrorverhalen hebt gehoord over de installatie en het onderhoud van een lokaal interactief telefoonmenu en je aarzelt om de sprong te wagen, dan hebben wij goed nieuws. Cloud-gebaseerde automatische assistenttechnologieën zijn veel schaalbaarder, flexibeler en gebruiksvriendelijker.
Met het abonnement kun je betalen zoals je wilt. Je kunt je mogelijkheden voor het beantwoorden van oproepen opschalen om te voldoen aan fluctuerende belvolumes zonder substantiële kosten vooraf.
Je kunt het platform ook integreren met je bestaande technische stacks, zoals een CRM-systeem (software voor beheer van klantrelaties), zodat externe medewerkers en gedistribueerde teams 24/7 een onberispelijke klantervaring kunnen leveren.
Een automatische assistent instellen
Met de geavanceerde gespreksrouteringstechnologie van GoTo Connect voor onze cloud VoIP-oplossingen kun je alles instellen, van aangepaste wachtrijen en zakelijke voicemailbegroetingen tot automatische wachtrijen en onbeperkte persoonlijke berichten met behulp van de gebruiksvriendelijke desktop- of webapp.
Je kunt eenvoudig aangepaste berichten toevoegen aan je belstroomplannen met de visuele editor, de updates opslaan en ze direct van kracht laten worden. Hier lees je hoe:
- Maak of bewerk een belplan met onze tool voor het bewerken van belstromen op de online portal.
- Plan zoveel belpatronen als je wilt (bijvoorbeeld een andere routinglogica tijdens de feestdagen).
- Sleep het 'planningsknooppunt' naar het belplan om verbroken verbindingen te voorkomen.
- Selecteer een geluidsfragment om af te spelen tijdens de gespreksstroom.
- Pas wachttijden, voicemails, enz. aan.
- Schakel doorkiesnummer bellen in, ontwikkel de gespreksstroom en sla de updates op.
Doe meer met minder: aangepaste automatische assistent van GoTo Connect
De robuuste automatische assistent van GoTo Connect gaat nog een stap verder om MKB-bedrijven te helpen een eersteklas merkervaring te leveren zonder het hoge prijskaartje van een bedrijfsplatform of het inhuren van specialisten om het systeem te configureren en beheren.
Naast de basisfuncties kun je met onze geavanceerde belstromen gesprekken doorsturen en bellers routeren naar een doorkiesnummer, mobiele telefoon of buitenlijn. Je kunt ook speciale telefoonnummers instellen met aangepaste begroetingen en menu-opties om marketingcampagnes en promoties te ondersteunen.
Kom meer te weten over onze automatische assistentfunctie en zie hoe je met minimale inspanning een uitstekende ervaring kunt leveren voor inkomende bellers.
