Répondre aux appels entrants vous prend-il trop de temps et de ressources ? Vous n'êtes pas seul. De nombreuses petites entreprises ont l'impression d'être prisonnières entre le marteau et l'enclume. L'embauche d'un employé dédié pour répondre au téléphone est coûteuse, mais le fait de ne pas répondre à ces appels peut se traduire par une mauvaise expérience client et une perte d'activité.
C'est pourquoi de plus en plus de petites entreprises ajoutent le répondeur automatique à leur arsenal de service à la clientèle afin de rationaliser les flux de communication et de réduire les coûts. Voici ce que vous devez savoir pour mettre en place un répondeur automatique.
Qu'est-ce qu'un répondeur automatique ?
Un répondeur automatique est un système automatique qui répond aux appels entrants avec des messages préenregistrés. Il propose également aux appelants des options de menu pour obtenir plus d'informations ou être dirigés vers le service approprié pour une assistance plus poussée.
Un répondeur automatique est comme un service de réponse téléphonique virtuel. Mais au lieu d'un service de réponse en direct, il tire parti de la technologie pour améliorer l'expérience du client sans les coûts liés à l'utilisation d'un centre d'appel ou à l'embauche de réceptionnistes pour décrocher le téléphone 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Comment fonctionne un répondeur automatique ?
Un système téléphonique de répondeur automatique se compose généralement d'un composant de réponse vocale interactive (RVI) et d'une fonction de distribution automatique d'appel (DAA).
Le client interagit d'abord avec la RVI et sélectionne un menu (par exemple, appuyez sur 1 pour les ventes, sur 2 pour le service clientèle). La RVI transmet ensuite les informations au DAA, qui achemine l'appel vers un agent disponible dans un service spécifique sur la base de règles prédéfinies.
Vous pouvez utiliser un éditeur de plan de numérotation en ligne pour cartographier les flux d'appels et apporter des modifications en temps réel. Cet outil vous permet également de définir des temps d'attente et de diriger les appels vers des boîtes vocales ou des groupes d'appels en quelques clics.
Caractéristiques communes des répondeurs automatiques
- Annonces et messages personnalisés
Les répondeurs automatiques peuvent être personnalisés pour diffuser des messages d'accueil et des messages personnalisés afin de donner aux appelants toutes les informations dont ils ont besoin. Ces messages préenregistrés peuvent également contenir des annonces et des offres importantes afin d'informer vos clients.
- Renvoi d'appel et intégration de la messagerie vocale.
Si un appelant souhaite entrer en contact avec un service spécifique, le répondeur automatique peut efficacement transférer les appels vers le bon poste, le bon mobile ou la bonne ligne extérieure. La mise en place d'un répondeur automatique réduit les temps d'attente et facilite la navigation des appelants grâce à ses options de menu personnalisées.
De plus, des répondeurs automatiques sont disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour s'assurer qu'aucun appel ne reste sans réponse. Si les clients appellent en dehors des heures de bureau ou s'ils sont pressés, ils peuvent facilement laisser un message grâce à une option de menu. Ces messages sont stockés dans le cloud via un système de messagerie vocale virtuelle qui vous avertit par e-mail ou SMS. Vous pouvez écouter les messages instantanément ou lire les transcriptions générées automatiquement.
- Intégration avec le système de gestion de la relation client (CRM) et d'autres outils d'entreprise.
Un système téléphonique de réception automatisée peut également se connecter aux systèmes de gestion de la relation client (CRM) afin de rationaliser le flux de travail et de personnaliser l'expérience des appelants. Cette intégration enregistre automatiquement les détails des appels directement dans le CRM et rend les informations sur les clients facilement accessibles lors des interactions avec ces derniers. Elle facilite la collaboration entre les équipes à distance afin qu'elles puissent gérer plus de dossiers en moins de temps.
Les avantages de l'utilisation d'un répondeur automatique
Les systèmes téléphoniques à répondeur automatique permettent d'améliorer la participation des clients tout en libérant vos employés pour qu'ils se concentrent sur les activités qui génèrent du revenu. Vous pouvez facilement gérer les fluctuations du volume d'appels (par exemple, les hausses saisonnières) et réduire les coûts d'assistance. Voici les avantages des RVI et des répondeurs automatiques :
- Améliorez vos communications et resserrez vos liens avec vos clients avec des messages d'accueil chaleureux et personnalisés.
- Diffusez automatiquement des annonces et des informations essentielles sur votre entreprise afin de réduire la charge de travail des employés.
- Partagez les actualités de l'entreprise et du contenu de valeur pour engager les appelants en file d'attente et les garder en ligne pendant qu'ils attendent.
- Utilisez des menus préenregistrés pour diriger les appelants vers les agents appropriés afin de rationaliser le flux des utilisateurs et d'augmenter les taux de résolution.
Si vous avez entendu des histoires d'horreur sur l'installation et la maintenance d'un système RVI sur site et que vous hésitez à franchir le pas, nous avons une bonne nouvelle. Les technologies de répondeur automatique basées sur le cloud sont beaucoup plus évolutives, flexibles et conviviales.
Le modèle d'abonnement vous permet de payer au fur et à mesure. Vous pouvez faire évoluer vos capacités de réponse aux appels pour répondre aux fluctuations du volume d'appels sans coûts initiaux importants.
Vous pouvez également intégrer la plate-forme à vos piles technologiques existantes, telles qu'un système de gestion de la relation client (CRM), afin que les travailleurs à distance et les équipes dispersées puissent offrir une expérience client irréprochable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Comment configurer un répondeur automatique ?
Grâce à la technologie avancée de routage des appels de GoTo Connect et à nos solutions VoIP hébergées, vous pouvez tout configurer, des files d'attente d'appels personnalisées aux messages d'accueil de la messagerie vocale professionnelle, en passant par les répertoires automatiques et les messages personnalisés illimités, à l'aide de l'application Web ou de bureau conviviale.
Vous pouvez facilement ajouter des messages personnalisés à vos plans de flux d'appels à l'aide de l'éditeur visuel, enregistrer les mises à jour et les activer immédiatement. Voici comment :
- Créez ou modifiez un plan de numérotation à l'aide de notre outil d'édition de flux d'appels sur le portail en ligne.
- Programmez autant de modèles d'appels que vous le souhaitez (par exemple, une logique d'acheminement différente pendant les vacances).
- Faites glisser et déposez le « nœud de programmation » dans le plan de numérotation pour éviter les appels perdus.
- Sélectionnez un extrait sonore à diffuser sur le flux d'appels.
- Personnalisez les temps d'attente, les boîtes vocales, etc.
- Activez la numérotation par poste, créez le flux d'appels et enregistrez les mises à jour.
Faites-en plus avec moins : répondeur automatique personnalisé de GoTo Connect
Le répondeur automatique robuste de GoTo Connect va encore plus loin pour aider les PME à offrir une expérience de marque de premier ordre sans le prix élevé d'une plate-forme d'entreprise ou l'embauche de spécialistes pour configurer et gérer le système.
Outre les éléments de base, nos flux d'appels avancés vous permettent de renvoyer les appels et d'acheminer les appelants vers n'importe quel poste, mobile ou ligne extérieure. Vous pouvez également mettre en place des numéros de téléphone dédiés avec des annonces personnalisées et des options de menu pour soutenir les campagnes de marketing et les promotions.
Découvrez notre fonction de répondeur automatique et proposez une expérience exceptionnelle aux appelants en toute facilité.
