Nel frenetico panorama aziendale di oggi, una comunicazione chiara e affidabile è essenziale per il successo delle aziende e gli organizzatori stanno investendo più che mai nella loro infrastruttura di comunicazione.
Infatti, il 56% delle aziende prevede di aumentare la spesa per le UCaaS nel 2025 (Metrigy).
La migrazione a una nuova piattaforma UCaaS o CCaaS è una mossa startegica per la crescita, ma il vero successo richiede qualcosa di più della semplice adozione della tecnologia più recente. Dipende dalla collaborazione con gli esperti giusti e dalle strategie di implementazione comprovate e reali che hanno dato risultati a migliaia di organizzazioni.
Perché è così importante? Anche un solo minuto di interruzione dell'IT può costare 9.000 dollari (Gartner, 2024). Ecco perché è fondamentale adottare sin dall'inizio una strategia di implementazione corretta. Se ti stai preparando a un grande cambiamento o se stai cercando di migliorare il tuo sistema attuale, questi 10 consigli ti aiuteranno a evitare i problemi e a preparare la tua attività e i tuoi clienti al successo.
Preparazione e avvio: gettare le basi
Costruire una solida base nella fase di preparazione è essenziale per un successo duraturo. I primi passi che fai stabiliscono il quadro di riferimento per l'intera implementazione.
1. La fiducia di base inizia dal primo contatto
Il successo della tua implementazione inizia nel momento in cui contatti il tuo fornitore, spesso nella fase di prevendita. Un partner affidabile non si limita a vendere, ma si prende il tempo necessario per comprendere a fondo la tua attività, i tuoi obiettivi e le tue sfide. Ascoltano attentamente i tuoi team, fanno le domande giuste e stabiliscono aspettative chiare e reciproche fin dall'inizio.
Questa trasparenza iniziale aiuta a definire i ruoli e le responsabilità, assicura che la comunicazione sia adattata alle esigenze specifiche e allinea tutti gli stakeholder prima ancora che il progetto prenda il via. La creazione di un rapporto solido e di fiducia fin dall'inizio apre la strada a una collaborazione senza intoppi, a una risoluzione proattiva dei problemi e a una vera e propria partnership che durerà anche dopo l'entrata in funzione del nuovo sistema.
Un'implementazione di successo non è mai una fortuna, è sempre il risultato di una preparazione e di una collaborazione.
2. Comunicazione personalizzata e collaborazione reale
Non esistono due organizzazioni uguali e nemmeno il tuo piano di implementazione dovrebbe esserlo. Il partner giusto riconosce queste differenze ed elabora strategie di comunicazione su misura per tutti i gruppi coinvolti, dai dirigenti della C-suite ai responsabili IT, fino ai dipendenti in prima linea.
Iniziare con una riunione iniziale, sia di persona che online, aiuta a promuovere connessioni autentiche, a stabilire fiducia e a garantire che tutti siano allineati su obiettivi e tempistiche. In questo modo si stabiliscono aspettative chiare fin dall'inizio.
Una comunicazione efficace va oltre l'invio di aggiornamenti regolari. Significa creare canali aperti per il feedback, far emergere le preoccupazioni in anticipo e garantire che ogni voce sia ascoltata durante il processo. I piani di progetto personalizzati, sviluppati in collaborazione dal tuo team e dal tuo fornitore, chiariscono ulteriormente i ruoli, le responsabilità e le consegne.
Questo livello di chiarezza e collaborazione elimina la confusione, responsabilizza i collaboratori e mantiene la distribuzione in linea con i tempi. Quando tutti sanno qual è il loro posto nella mission condivisa, il coinvolgimento e la partecipazione al progetto aumentano, aprendo la strada al successo e a risultati duraturi.
Pianificazione - Preparare il terreno per il successo
Preparati a passare dalla fase di preparazione all'azione pratica. Le seguenti best practice ti aiutano a pianificare ogni dettaglio, a ridurre al minimo i rischi e a garantire che la tua implementazione sia pronta ad avere successo in qualsiasi circostanza.
3. Gestione del progetto snella e trasparente
La comunicazione è fondamentale, ma la chiarezza deve prevalere. Descrivi un unico punto di contatto all'interno di ogni organizzazione per evitare confusione. Il piano di progetto deve essere trasparente, accessibile e collaborativo, fornendo a tutti i collaboratori designati aggiornamenti in tempo reale su compiti e tappe. Una visione a 360° mantiene tutti concentrati, responsabili e informati.
4. Adattabilità: pianificare gli imprevisti
Il cambiamento è inevitabile, soprattutto nelle implementazioni tecnologiche complesse. Scegli un partner che non solo si aspetti dei cambiamenti, ma che sia anche pronto a cambiare rotta insieme a te. Dovranno rispettare i tuoi protocolli interni di controllo delle modifiche e fare tutto il possibile per rispettare le tempistiche concordate, sapendo che i ritardi possono avere effetti a catena sulla tua azienda e sulla reputazione del tuo marchio.
Approfondimenti del settore: il 70% delle iniziative di trasformazione digitale non raggiunge gli obiettivi prefissati, soprattutto a causa della mancanza di flessibilità nel gestire i cambiamenti e di una gestione inadeguata degli stessi. (McKinsey & Company)
5. Competenza profonda e pertinente
Rivolgiti a un fornitore che abbini una comprovata competenza tecnica a un'esperienza specifica nel settore e a una comprovata capacità di allineare le soluzioni agli obiettivi della tua organizzazione. I principali team di implementazione offrono una combinazione completa di leadership di progetto, ingegneria sul campo e formazione specializzata. La loro profonda conoscenza del settore assicura che le soluzioni siano costruite ad hoc, non generiche. Con una solida esperienza alle spalle, fornisce migrazioni verso il cloud che sono fluide, sicure e adattate alle tue esigenze operative.
6. Ottimizzazione dei tempi di attività e riduzione delle interruzioni
I tempi di inattività non sono solo scomodi, ma rappresentano un rischio per l'azienda, con costi potenziali fino a 9.000 dollari al minuto (Gartner). Proteggi le tue attività collaborando con un fornitore che dà priorità ai tempi di attività in ogni fase. Questo significa progettare soluzioni resilienti, pianificare con cura le integrazioni e coordinare nello specifico i programmi di portabilità per una transizione fluida. Una solida valutazione della rete, della sicurezza e della larghezza di banda, insieme a una pianificazione della ridondanza e a test approfonditi, sono essenziali per garantire una perfetta continuità aziendale.
Esecuzione: attuare i piani con precisione
Questa fase finale dà vita alla pianificazione e alla preparazione di base. È importante guidare il passaggio dalla strategia all'esecuzione con un'implementazione efficiente, una formazione personalizzata per gli utenti e un supporto post-lancio dedicato per ottenere risultati affidabili e d'impatto.
7. Esecuzione impeccabile dell'implementazione
Prima di implementare una nuova soluzione UCaaS o CCaaS, assicurati che tutti i sistemi principali, le configurazioni di rete, i protocolli di sicurezza e le integrazioni siano accuratamente convalidati. Esegui test completi, compresi quelli basati su scenari, prima di passare alla fase di scaling up. Il supporto virtuale in loco o interattivo per la configurazione e la formazione pratica degli utenti accelera l'adozione e facilita la transizione. Personalizza i piani di implementazione per sito, regione o funzione e sfrutta gli strumenti di distribuzione per massimizzare l'efficienza. Verifica sempre che le integrazioni siano complete in anticipo e dai priorità al supporto personalizzato per garantire un lancio perfetto e di successo.
8. Formazione completa e personalizzata
Anche la tecnologia più avanzata è efficace quanto le persone che la utilizzano. Offri una formazione personalizzata in base ai ruoli degli utenti e alle esigenze del settore, supportata da una serie di risorse, guide, video, schede informative e assistenza dal vivo per soddisfare le diverse preferenze di apprendimento. Cerca partner che offrano istruzioni specifiche per il settore e programmi di "formazione dei formatori" per garantire che i tuoi team interni possano rafforzare e sostenere l'apprendimento nel tempo.
9. Incubazione: il supporto post-vendita che rimane al tuo fianco
Il giorno dell'implementazione non è il traguardo. Il partner giusto fornisce un supporto immediato e pratico dopo l'avvio, risolvendo rapidamente qualsiasi problema iniziale e guidando ulteriori implementazioni. Restando attivamente impegnati per almeno 10 giorni dopo il lancio, risolve le questioni in sospeso e assicura una transizione senza intoppi. Il coinvolgimento tempestivo del team di Customer Success garantisce la risoluzione dei problemi e la continuità senza problemi, anche quando si sviluppano altre sedi.
10. Una fase di chiusura chiara e una transizione fluida
La chiusura del progetto deve rispecchiare la pianificazione curata e l'attenzione prestata all'avvio del progetto. Un partner affidabile finalizza il processo con una firma formale, spesso inserita in uno Statement of Work personalizzato per verificare che tutti i deliverable siano completi e che entrambe le parti siano allineate. A questo segue una transizione senza interruzioni verso un Customer Success Manager dedicato, che fornirà supporto e guida continui per aiutare la tua organizzazione a raggiungere gli obiettivi a lungo termine. Completando formalmente il progetto insieme e assicurando un passaggio di consegne senza problemi, creerai le premesse per una partnership di successo e continuativa.
Eccellenza nell'implementazione: il tuo percorso verso il successo
La scelta di una soluzione UCaaS o CCaaS non è solo una questione di caratteristiche o funzionalità: si tratta di trovare un partner affidabile e che sia in grado di fornire servizi all'intera organizzazione. In GoTo Connect, il nostro impegno per il successo dei clienti si riflette in un notevole punteggio di soddisfazione complessiva (OSAT) di 96 negli ultimi cinque anni.
Questi 10 principi comprovati, basati su migliaia di implementazioni reali, ti aiuteranno a passare dai sistemi obsoleti a una piattaforma di comunicazione moderna che dia davvero potere ai tuoi team e migliori l'esperienza degli utenti.
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